สื่อสารทั้งทีต้องมีประสิทธิภาพ


       การติดต่อสื่อสารเป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างความเข้าใจในตนเองและผู้อื่นโดยวิธีการถ่ายทอดข้อมูลจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ทัศนคติ ค่านิยม ข้อเท็จจริง ข่าวสาร สัญลักษณ์

       อุปสรรคจากการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลและแนวทางแก้ไข
       - ผู้ฟังจะฟังเฉพาะสิ่งที่ตนเองอยากฟัง ควรใช้วิธีตั้งคำถามย้อนกลับและควรให้ผู้ฟังเสนอความคิดเห็น
       - ผู้พูดและผู้ฟังมีความเข้าใจไม่ตรงกัน ควรมีการอธิบายยกตัวอย่างชี้ให้เห็นปัญหาและให้โอกาสผู้ฟังได้โต้ตอบ
       - ผู้ฟังไม่ตั้งใจฟัง มีการขัดจังหวะ มีเสียงรบกวน ควรมีการกำหนดสถานที่ประชุมและใช้วิธีระดมความคิดเห็น
       - ผู้ฟังละเลยและมองข้ามข้อมูลที่ขัดแย้งไป ควรมีการบันทึกข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร และมีการเซ็นต์รับทราบข้อมูลดังกล่าว
       - การใช้คำพูดที่แปลได้หลายความหมาย ควรมีการพูดซ้ำและใช้คำพูดที่เข้าใจง่าย และทวนซ้ำความเข้าใจ
       - สภาวะอารมณ์ของผู้ฟังไม่ปกติควรให้เหตุผล พูดในสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ฟังและภาษาที่สุภาพ

       การใช้คำตำหนิ - คำชม

คำตำหนิ
คำชม
- ควรศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ถูกตำหนิเพื่อหาวิธีการพูดที่เหมาะสม - ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ได้รับคำชมว่ามีอุปนิสัยเช่นไร
- ควรเชิญผู้ถูกตำหนิมาพูด เป็นการส่วนตัว - ควรกล่าวคำชมต่อหน้าและในที่สาธารณะ
- ผู้พูดควรทำสีหน้าเป็นปกติไม่ควรทำหน้าบูดบึ้ง - ใช้สีหน้าแสดงความชื่นชมอย่างจริงใจ
- น้ำเสียงแสดงความเห็นใจและให้กำลังใจ - ใช้น้ำเสียงที่แสดงความยินดี
- ตำหนิในส่วนของการกระทำไม่ใช่ตัวบุคคล - ระบุสิ่งที่กระทำและเจาะจงตัวบุคคล
- ไม่ควรนำความผิดพลาดไปเปรียบเทียบกับผู้อื่น - ยกย่องความดีให้เป็นแบบอย่างแก่ผู้อื่น

       การติดต่อสื่อสารที่ได้ผล
       - ผู้พูดและผู้ฟังใช้ภาษากาย โดยเริ่มด้วยกิริยาท่าทางที่เป็นมิตรใช้น้ำเสียง คำพูดที่สุภาพ
       - ฝึกการสังเกตอากัปกิริยาของผู้ฟังโดยพยายามเปิดใจผู้ฟังด้วยการใช้คำถามแบบเปิด ขึ้นต้นด้วย 5 W 1 H ( what who where when why and how)        เพื่อเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายหนึ่งได้พูด
       - ค้นหาสิ่งที่ผู้พูดและผู้ฟังมีอยู่ร่วมกัน นำมาเป็นหัวข้อในการสนทนา
       - มีความอดทนป็นผู้ฟังที่ดี ตั้งใจจับประเด็น ใจความสำคัญ พยายามเข้าใจถึงความรู้สึกของผู้พูด โดยติดตามสอบถามเรื่องราวเป็นระยะ
       - แสดงให้ผู้พูดรู้ว่าเข้าใจเขาโดยแสดงออกอย่างเหมาะสม เช่น พูดสนับสนุน ให้กำลังใจ แสดงความเห็นใจ
       - แสดงท่าทางที่ใส่ใจผู้พูดโดยการโน้มตัวไปทางผู้พูด พยักหน้า สบสายตานาน ๆ

       ประโยชน์ที่ได้รับจากการติดต่อสื่อสารที่ดี
       การติดต่อสื่อสารที่ดีย่อมทำให้เกิดการประสานงาน และเกิดความเป็นเอกภาพในการบริหารงาน หัวหน้างานสามารถควบคุมงานทุกระดับให้ได้ผลโดยเฉพาะสายงานที่ต้องมีการวินิจฉัยสั่งการอย่างรวดเร็ว ได้แก่ สายงานด้านความปลอดภัยในโรงงาน (Safety) และสายงานการผลิต (Production) จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องอาศัยการสื่อสารที่ชัดเจน ถูกต้องแม่นยำเพื่อลดการสูญเสีย

       การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
       ผู้สื่อสารควรมีการฝึกใช้ภาษาที่เต็มไปด้วยความรู้สึกที่ทำให้ผู้ฟังเกิดจินตนาการตามได้มากเท่าไร ก็ยิ่งทำให้การสื่อความได้รับความสนใจมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้การรู้จักใช้คำอุปมาอุปไมย มาเปรียบเทียบให้เกิดการจุดประกายความคิดแก่ผู้ฟังจะทำให้เกิดความเข้าใจเร็วขึ้น สมบูรณ์ขึ้น จะเห็นได้จากการที่นักพูดที่มีชื่อเสียงมักนิยมนำมาพูดเสริมให้เกิดความประทับใจแก่ผู้ฟัง ความสำคัญของการสื่อสารให้ได้ความหมายและใจความที่สมบูรณ์โดยสามารถทำให้ผู้ส่งสารและผู้รับสารมีความเข้าใจตรงกันมากที่สุดเท่าไร ก็ถือเป็นการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงนั่นเอง


ที่มา : For Quality , พัชรนันท์ กลั่นแก้ว